Etätyö pakotti muutoksiin – osa uusista työtavoista tuli jäädäkseen

Laajamittainen etätyöskentely on saanut työpaikat kehittämään uusia työtapoja. Seuressa etätyö siirsi monet asiakastapaamiset, työhaastattelut ja koulutukset verkkoon. Joustavat etätyökäytännöt ja etätapaamiset helpottavat arjen ja kalenterin järjestämistä.

Maaliskuun 2020 puolivälistä lähtien Seuren hallintohenkilöstö on hoitanut työnsä pääasiassa etänä.

– Välineet Seuressa ja monessa muussakin organisaatiossa ovat olleet jo pitkään sellaiset, että ne mahdollistavat joustavan etätyöskentelyn, mutta ainakin meillä etätyökulttuuri on aiemmin näyttäytynyt toisinaan hieman jäykkänä, kertoo Seuren teknologiasta ja kehityksestä vastaava johtaja Antti Nummiranta.

Nummirannan mielestä koronapandemian aiheuttama laajamittainen etätyö tukeekin entistä paremman etätyökulttuurin syntymistä.

– Meillä on paljon tehtäviä, jotka eivät edellytä fyysistä läsnäoloa käytännössä laisinkaan, ja joustavat etätyökäytännöt mahdollistavat henkilöstölle oman arkensa järjestämisen uudella tavalla.

Antti Nummiranta

Etätyössä maantiede ei ole esteenä eikä hidasteena

Kun epidemia ryöpsähti Suomeen kevättalvella 2020, valtaosa Seuren asiakkaista toivoi etätapaamisia kontaktien välttämiseksi.

– Etätapaamisten hyödyt huomattiin nopeasti, sillä epidemian suvantovaiheessa niitä toivottiin myös ajan säästämiseksi, kertoo Seuren asiakasvastaavien esihenkilönä toimiva Sara Hawley.

Etänä toteutettavaan tapaamiseen on helpompi saada tarvittaessa isokin joukko väkeä paikalle, kun maantiede ei ole esteenä eikä hidasteena.

Palveluesimies Ville Simpanen Espoon asiointipalvelusta naurahtaa, että suurin muutos etätyöaikana on ollut se, että jokainen osapuoli vastaa omista kokoustarjoiluistaan.

– Etäkokoukset Seuren kanssa ovat olleet sujuvia, kun paikalla ovat tutut henkilöt. Silloin voi siirtyä suoraan asiaan, Simpanen kertoo.

Myöskään tekniikkaa ei ole tarvinnut sen kummemmin miettiä, kun sekä Espoossa että Seuressa käytetään Teamsia.

Etänä kokoustaminen vaatii suunnitelmallisuutta, herkkyyttä ja taitoa osallistaa

Työssään asiakkaita tapaava Hawley pitää etäpalavereja tehokkaina. Tehokkuus vaatii kuitenkin huolellista tapaamisen kulun ja aikataulutuksen suunnittelua etukäteen.

Jos kamerat ovat etätapaamisessa kiinni eivätkä osallistujat näe toisiaan, palaverin vetäjän taito pitää tilanne hyppysissään nousee arvoon arvaamattomaan.

– Keskusteluiden sävyt jäävät harmaammiksi, kun elekieli jää pimentoon. Tarvitaan itsevarmuutta puhua näkemättä yleisöä, Hawley pohtii.

Sara Hawley

– Osa meistä on verbaalisesti lahjakkaita ja osaa ilmaista itseään selkeästi ja tiiviisti. Osa on hiljaisempia, ja osalle keskusteluun osallistuminen olisi helpompaa fyysisessä tapaamisessa kuin etänä.

Hawley korostaakin, että etänä kokoustaminen ja asiakkaiden tapaaminen vaatii herkkyyttä havainnoida tilanteita ja ihmisiä pienistäkin merkeistä sekä taitoa osallistaa ihmisiä ja fasilitoida keskustelua.

Matkoihin ei kulu aikaa, kun työhaastattelu tai koulutus järjestetään verkossa

Seuren perustietotekniikkapalveluita on jo parin vuoden ajan kehitetty määrätietoisesti niin, että ne mahdollistaisivat aika- ja paikkariippumattoman työskentelyn. Koronaepidemian alkaessa etätyössä tarvittavat perustyökalut olivat olleet käytössä jo jonkin aikaa.

– Uusia välineitä on tarvittu muun muassa sähköisen allekirjoituksen mahdollistamiseksi ja pienryhmätyöskentelyn fasilitointiin, Nummiranta kertoo.

Seuressa pidetään kuukausittain satoja työhaastatteluja. Keväällä ne kaikki ryhdyttiin pitämään etänä videon välityksellä. Kun työnhakija jatkossa saa todennäköisesti itse valita etähaastattelun ja perinteisen työhaastattelun väliltä, se sujuvoittaa koko rekrytointiprosessia.

Etänä järjestettävät koulutukset ovat mahdollistaneet aiempaa suurempien joukkojen kouluttamisen yhdellä kertaa. Se on auttanut meneillään olevassa isossa ponnistuksessa, kun Seuren vuokrahenkilöstöä koulutetaan Apotti-potilastietojärjestelmän käyttöön.  

Etänä järjestettävän tilaisuuden sovittaminen omaan kalenteriin on helpompaa, kun matkoihin ei kulu aikaa.

Etätyö ja poikkeusolot kuormittavat, mutta myös yhdistävät

Vaikka etätyö on tuonut mukanaan paljon hyvää, pitkäaikainen kanssaihmisistä eristäytyminen voi aiheuttaa myös stressiä.

– Ilman yhteisesti sovittuja pelisääntöjä etätyöllä voi olla myös negatiivisia vaikutuksia organisaation toimintaan ja tuottavuuteen. Laajamittaisen etätyön johtaminen asettaa esimiehille täysin uudenlaisia haasteita, Nummiranta sanoo.

Hän näkee haasteissa myös mahdollisuuden. Kun haasteet nyt ratkotaan, se kantaa hedelmää pitkälle tulevaisuuteen.

Toisenlaista kuormitusta poikkeusolot voivat aiheuttaa työntekijöille, jotka eivät työssään voi vältellä ihmisiä ja pitää riittäviä turvavälejä.

Valtaosa Seuren vuokrahenkilöstöstä työskentelee vaativissa hoito-, hoiva- ja kasvatustehtävissä, joissa etätyö ei ole mahdollista. Esimerkiksi vuodeosaston sairaanhoitajan, kotihoidon lähihoitajan tai varhaiskasvatuksen lastenhoitajan työ tehdään työpaikalla. Olennainen osa työtä on olla lähellä toista ihmistä.

Seuren vinkeillä voi vaalia omaa työhyvinvointiaan ja jaksamistaan, työskentelipä etänä tai työpaikalla.  

Pandemia voi myös yhdistää ja lähentää ihmisiä. Hawley on pannut merkille, että etätapaamisissa ollaan kenties vähemmän tittelien tai roolien takana.

– Tilanne yhdistää ihmisiä ja tekee kömmähdyksistä inhimillisempiä. Ollaan samassa veneessä kaikki. Hyväksytään ihmisyyttä ja erilaisuutta paremmin.