Rekisteriselosteet

Seure ylläpitää viittä henkilörekisteriä. Asiakas-, hakija-, markkinointi- ja vuokrahenkilöstörekistereiden sekä ulkoisen henkilöstön selosteet löydät alta.

Asiakasrekisteri

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Laatimispäivämäärä: 10.5.2018
Viimeisin päivitys: 2.7.2019

1. Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Seure Henkilöstöpalvelut Oy
Työntekijäpalvelut
PL 650
00099 Helsingin kaupunki

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Tuomas Järvinen
Asiakaskokemus, johtaja

4. Rekisterin yhteyshenkilö

Katri Perhonen
Tietosuojavastaava

Yhteystiedot:

PL 650
00099 Helsingin kaupunki
etunimi.sukunimi@seure.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Keskeinen lainsäädäntö ja käsittelyn oikeusperuste:

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016): 6. artiklan ckohta, käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Esimerkiksi:

  • Tilaajavastuulaki
  • Työsopimuslaki
  • Työturvallisuuslaki

Henkilötietojen käsittely perustuu myös Seuren ja asiakkaan väliseen sopimukseen yhteistyöstä. (6. artikla, b-kohta)

Toisinaan käsittely voi olla tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. (6. artikla, f-kohta)

Asiakas edustaa vuokratyön tilaajana käyttäjäyritystä ja jolla on työnjohtovastuu suhteessa vuokratyöntekijään.

Rekisteröidyt henkilöt ovat henkilöitä, joilla on yhteys rekisterinpitäjään asiakkaana ja palvelun käyttäjänä. Lisäksi asiakas edustaa vuokratyön tilaajana käyttäjäyritystä ja jolla on työnjohtovastuu suhteessa vuokratyöntekijään.

Asiakkaan henkilötietoja käsitellään palvelun käytön mahdollistamiseksi ja asiakassuhteen ylläpitämiseksi.

6. Rekisterin tietosisältö

  • Henkilön yksilöintitiedot: nimitiedot, henkilönumero, työskentelynimike, työkohteen osoitetiedot, sähköposti, puhelinnumero
  • Yhteydenotot, yhteistyöhön liittyvät muistiinpanot
  • Organisaatiotunnus (vrt. ID-numero)
  • Asiakaspalautteet, reklamaatiot
  • Asiakaskyselyt/tutkimukset ja niihin liittyvät henkilötiedot
  • Valvontakameroiden nauhat (Seuren odotustilat)

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto

  • Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla viranomaisille, sekä rekisterinpitäjän lukuun toimiville palveluyrityksille, jotka toimivat rekisterinpitäjän lukuun rekisterinpitäjän tietojenkäsittelyä (esim. IT-palvelujen tuottajat) tai muuhun verrattavaan tehtävään liittyen.
  • Henkilötietoja käsitellään myös EU/ETA -maiden ulkopuolella Privacy Shield -järjestelynä (artikla 45) / Kanada

8. Henkilötietojen tietolähteet

Henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti henkilöltä itseltään. Henkilötietoja voi tulla työntekijän suostumuksella myös ns. kolmannelta osapuolelta

  • toiselta asiakasorganisaation yhteyshenkilöltä, kuten yhteyshenkilön esimieheltä.

9. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

Manuaalisesti käsiteltävät, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty. Kaikkia käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Rekisterit on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin, sekä erilaisin teknisin suojauksin. Henkilötietoa käsitelevien ohjelmien henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat luovutetaan käyttöoikeuksien myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeudet annetaan työtehtävien perusteella ja se päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on myönnetty.

10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Rekisteröidyillä on GDPR-artiklojen 15–22 ehtojen mukaisesti seuraavat oikeudet liittyen omiin henkilötietoihinsa:

  • saada pääsy tai kopio omista henkilötiedoistaan. Pyyntö esitetään kirjallisena tietosuojavastaavalle.
  • oikaista itseään koskevat virheelliset tai epätarkat henkilötiedot.
  • saada rekisterinpitäjä poistamaan itseään koskevat henkilötiedot esim. lakisääteisten säilytysaikojen umpeuduttua.
  • rajoittaa henkilötietojen käsittelyä, jollei tähän ole lakisääteistä tmv. estettä.
  • siirtää tiedot järjestelmästä toiseen jos tämä on teknisesti mahdollista.
  • vastustaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos tähän ei ole lakisääteistä tmv. perustetta.

11. Tietojen säilytysajat

Asiakastietoja käsitellään niin kauan kuin rekisteröity on työtehtävissä, jotka liittyvät asiakassuhteeseen ja sen velvoitteiden hoitamiseen.

Kyselyjen yhteydessä kerättyjä henkilötietoja säilytetään 24 kk. Huom! Suunnitelmissa ja tilastoinneissa ei yksilötason tietoja käytetä.

Toimitilojen valvontakameroiden nauhoja säilytetään 7 vrk.

Hakijarekisteri

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Laatimispäivämäärä: 10.5.2018
Viimeisin päivitys: 2.7.2019

1. Rekisterin nimi

Hakijarekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Seure Henkilöstöpalvelut Oy
Työntekijäpalvelut
PL 650
00099 Helsingin kaupunki

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Jenni Heinonen
Palvelutuotantojohtaja

4. Rekisterin yhteyshenkilö

Katri Perhonen
Tietosuojavastaava

Yhteystiedot:

PL 650
00099 Helsingin kaupunki
etunimi.sukunimi@seure.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Keskeinen lainsäädäntö ja käsittelyn oikeusperuste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016): 6. artiklan 1.a-alakohta: rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn. Rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä kirjallisesti Seurelle järjestelmän viestitoiminnon tai Seurelle ilmoitetun sähköpostin kautta. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Rekisteröidyt henkilöt ovat hakijoita, jotka hakevat Seuren tai toimeksiannon antaneen kolmannen osapuolen palvelukseen. Toisinaan henkilötietojen käsittelyn peruste voi olla sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena.

Noudatettava lainsääntö on lisäksi mm:

  • Tietosuojalaki 1050/2018
  • Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
  • Työsopimuslaki (55/2001)
  • Arkistolaki (831/1994)
  • Tartuntatautilaki (1227/2016)
  • Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (504/2002)
  • Tilaajavastuulaki 1233/2006

Rekisterinpitäjä käyttää hakijarekisterin henkilötietoja rekrytointiprosessin aikana.

6. Rekisterin tietosisältö

  • Työnhakijan yksilöintitiedot: nimitiedot, henkilönumero, osoitetiedot, sähköposti, puhelinnumero
  • Työnhakijan itsensä ilmoittamat tiedot: oulutus, työhistoria, osaaminen, luvat ym.
  • Työnhakijan itsensä liittämät tiedot: dokumentit ym.
  • Yhteydenotot, käydyistä keskusteluista tehdyt merkinnät, haastattelutiedot
  • Toimiala(t), joilla työskentely kiinnostaa
  • Valvontakameroiden nauhat (Seuren odotustilat)

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto

Tietoja voidaan luovuttaa työn tilaajalle toimeksiannon mukaisesti:

  • Haetaan henkilöstöä suoraan asiakkaalle
  • Esitellään henkilö työvoiman tilaajalle
  • Terveydenhuoltoalalla työskentelevä henkilö, jonka tietoja (nimi, henkilötunnus) voidaan luovuttaa työkohteen edustajalle potilastietojärjestelmien tunnusten hakemista varten, kun hakijan kanssa on sovittu työn tekemisestä
  • Rekisterinpitäjän lukuun toimiville palveluyrityksille, jotka toimivat rekisterinpitäjän lukuun rekisterinpitäjän tietojenkäsittelyä (esim. IT-palvelujen tuottajat) tai muuhun verrattavaan tehtävään liittyen
  • Henkilötietoja käsitellään myös EU/ETA -maiden ulkopuolella Privacy Shield -järjestelynä (artikla 45), Kanada

8. Henkilötietojen tietolähteet

  • Henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti henkilöltä itseltään
  • Henkilötietoja voidaan kerätä työntekijän suostumuksella myös kolmannelta osapuolelta:
    • Seuren tilaaja-työnjohdolta: nimitiedot, puhelinnumero
    • suosittelijoilta: suositukset
    • tarvittavalta viranomaiselta: mm. Valvira

9. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

Manuaalisesti käsiteltävät, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty. Kaikkia käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Rekisterit on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin, sekä erilaisin teknisin suojauksin. Henkilötietoa käsittelevien ohjelmien henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat luovutetaan käyttöoikeuksien myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeudet annetaan työtehtävien perusteella ja se päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on myönnetty.

10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Rekisteröidyillä on GDPR-artiklojen 15–22 ehtojen mukaisesti seuraavat oikeudet liittyen omiin henkilötietoihinsa:

  • saada pääsy tai kopio omista henkilötiedoistaan. Pyyntö esitetään kirjallisena tietosuojavastaavalle. Pyyntö esitetään järjestelmään kirjautuneena, viestitoimintoa käyttäen, jotta henkilöllisyys voidaan luotettavasti todentaa.
  • oikaista itseään koskevat virheelliset tai epätarkat henkilötiedot
  • saada rekisterinpitäjä poistamaan itseään koskevat henkilötiedot
  • rajoittaa henkilötietojen käsittelyä
  • siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, jos tämä on teknisesti mahdollista
  • vastustaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä
  • olla joutumatta sellaisen päätöksenteon kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin

11. Tietojen säilytysajat

Hakijareservin henkilötietoja säilytetään 24 kk.

Sähköpostiviestit hakijan lähettämien sähköpostien osalta säilytetään enintään 2 kk.

Toimitilojen valvontakameroiden nauhoja säilytetään 7 vrk.

Markkinointirekisteri

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Laatimispäivämäärä: 1.8.2018
Viimeisin päivitys: 2.7.2019

1. Rekisterin nimi

Markkinointirekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Seure Henkilöstöpalvelut Oy
Työntekijäpalvelut
PL 650
00099 Helsingin kaupunki

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Markkinointi- ja viestintäpäällikkö

4. Rekisterin yhteyshenkilö

Katri Perhonen
Tietosuojavastaava

Yhteystiedot:

PL 650
00099 Helsingin kaupunki
etunimi.sukunimi@seure.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Keskeinen lainsäädäntö ja käsittelyn oikeusperuste:

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016): 6 artiklan 1.a-alakohta: rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn. Voit peruttaa uutiskirjeiden tilauksen milloin tahansa uutiskirjeestä löytyvästä linkistä.

Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän rekrytointimarkkinointi- ja työnhakijaviestinnän toteuttamiseksi. Viestintää voidaan kohdistaa potentiaalisiin työnhakijoihin esimerkiksi sähköisesti, kuten sähköpostitse lähetettävillä uutiskirjeillä.

Rekisterinpitäjä tiedottaa potentiaalisia työnhakijoita rekisterinpitäjän ajankohtaisista asioista, sekä tarjoaa potentiaalisille työnhakijoille työnhakuun, työelämään ja erilaisiin työtehtäviin liittyvää tietoa.

6. Rekisterin tietosisältö

  • Henkilön yksilöintitiedot: nimitiedot, asuinkunta, sähköposti
  • Toimiala(t), joilla työskentely kiinnostaa
  • Mahdollisia lisätietoja kerätään erillisillä kyselyillä ja näiden tietojen luovuttamiseen henkilöltä kysytään aina erikseen lupa.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto

  • Rekisterinpitäjän lukuun toimiville palveluyrityksille, jotka toimivat rekisterinpitäjän lukuun rekisterinpitäjän tietojenkäsittelyä (esim. IT-palvelujen tuottaja) tai muuhun verrattavaan tehtävään liittyen.
  • Henkilötietoja käsitellään myös EU/ETA -maiden ulkopuolella Privacy Shield -järjestelynä (artikla 45), USA

8. Henkilötietojen tietolähteet

  • Henkilötiedot kerätään ainoastaan henkilöltä itseltään

9. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

Markkinointirekisteri on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Henkilötietoa käsittelevien ohjelmien henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat luovutetaan käyttöoikeuksien myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeudet annetaan työtehtävien perusteella ja se päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on myönnetty.

10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Rekisteröidyillä on GDP-artiklojen 15–22 ehtojen mukaisesti seuraavat oikeudet liittyen omiin henkilötietoihinsa:

  • saada koonti pyydettäessä omista henkilötiedoista.
  • oikaista itseään koskevat virheelliset tai epätarkat henkilötiedot.
  • lopettaa uutiskirjeen tilaaminen. Uutiskirjeiden tilaamisen voi päättää milloin tahansa uutiskirjeestä löytyvästä linkistä.
  • saada rekisterinpitäjä poistamaan itseään koskevat henkilötiedot, jos tälle ei ole laissa tmv. säädettyä estettä.
  • rajoittaa henkilötietojen käsittelyä silloin, kun asialle ei ole lakisääteistä tmv. perustetta.
  • olla joutumatta sellaisen päätöksenteon kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn.

Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

11. Tietojen säilytysajat

Henkilötiedot poistetaan 6 kk:n kuluessa henkilön peruttua suoramarkkinointiluvan. Suoramarkkinointi päättyy välittömästi henkilön peruttua suostumuksen.

Vuokrahenkilöstörekisteri

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Laatimispäivämäärä: 11.5.2018
Viimeisin päivitys: 2.7.2019

1. Rekisterin nimi

Vuokrahenkilöstörekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Seure Henkilöstöpalvelut Oy
Työntekijäpalvelut
PL 650
00099 Helsingin kaupunki

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Jenni Heinonen
Palvelutuotantojohtaja

4. Rekisterin yhteyshenkilö

Katri Perhonen
Tietosuojavastaava

Yhteystiedot:

PL 650
00099 Helsingin kaupunki
etunimi.sukunimi@seure.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Keskeinen lainsäädäntö ja käsittelyn oikeusperuste:

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016): 6. artiklan 1.c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Lisäksi mm:

  • Tietosuojalaki 1050/2018
  • Työsopimuslaki 55/2001
  • Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
  • Arkistolaki (831/1994)
  • Tartuntatautilaki (1227/2016)
  • Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (504/2002)
  • Henkilöstöhallintoon liittyvä muu erityislainsäädäntö
  • Tilaajavastuulaki 1233/2006

Rekisteröidyt henkilöt ovat henkilöitä, joilla on yhteys rekisterinpitäjään reservin työntekijänä, varsinaisena työntekijänä tai entisenä työntekijänä. Henkilötietoja käsitellään työnantajavelvoitteiden hoitamiseksi. Rekisterinpitäjä käyttää rekisterin henkilötietoja myös henkilöstöjohtamisen välineenä.

6. Rekisterin tietosisältö

  • Henkilön yksilöintitiedot: nimitiedot, henkilönumero, henkilötunnus, osoitetiedot, sähköposti, puhelinnumero, kansalaisuustieto, tarvittaessa oleskelulupa/-työlupatieto, lähiomaisen tieto (vapaaehtoinen)
  • Työntekijän itsensä toimittamat tiedot (dokumentit ym.)
  • Alaikäisen, alle 18-vuotiaan työntekijän huoltajuustiedot
  • Koulutustiedot
  • Palvelussuhdetiedot muutoksineen, poissaolotiedot, palkkatapahtumatiedot, palkkalaskelmat
  • Ay-tiedot (valtakirjalla ilmoitetut)
  • Työmatkatiedot (matkakulut, matkan tarkoitus ym.)
  • Ateriatiedut, luontoisetuudet ja muut etuudet (työmatkan tuki, liikunta-ja kulttuuri sekä työterveyshuolto)
  • Yhteydenotot, yhteistyöhön liittyvät muistiinpanot
  • Työntekijäpalautteet, haastattelutiedot
  • Työntekijäkyselyt/tutkimukset ja niihin liittyvät henkilötiedot
  • Mahdolliset muut lakisääteiset tiedot työnantajavelvoitteiden hoitamiseksi: esim. Tartuntatautilaki 48 §
  • Valvontakameroiden nauhat (Seuren odotustilat, kävijät)

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto

Tietoja luovutetaan ainoastaan lain ja säädösten mukaisesti mm. seuraavasti:

  • Verottajalle (verottajan vaatimat tiedot)
  • Ammattiliitoille (perityt jäsenmaksut)
  • Ulosottoviranomaisille (perityt ulosotot)
  • Eläkelaitoksille (perityt eläkemaksut ja henkilön palvelussuhteeseen liittyvät tiedot)
  • Työnantajayhdistys (palkkarekisteri) · Tilastokeskukselle (ei yksilötason tietoja)
  • Vakuutusyhtiölle (vakuutukseen liittyvät tiedot ja vuosi-ilmoitukset)
  • Viranomaiselle esim. palkkatukeen liittyvät tiedot
  • Työterveyshuoltoon
  • Henkilölle itselleen (palkkalaskelma, sekä pyydettäessä työtodistus, palkkatodistus)
  • Henkilötietoja luovutetaan lainsäädännön tai yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille noudattaen lainsäädäntöä. Esim: poliisi, Valvira, KEVA
  • KELA, TE-keskus, työttömyyskassa
  • Henkilötietoja (nimi, sähköposti, puhelinnumero) voidaan luovuttaa kolmannelle osapuolelle myös, kun kyseessä on
    • työntekijöiden etuudet (työmatka- sekä liikunta- ja kulttuurietu)
    • työn tilaaja/työnjohtovastuussa oleva taho
    • sosiaali- ja terveydenhuoltoalalla työskentelevä työntekijä, joka antaa suostumuksensa tarvittavien henkilötietojen luovutttamiseen tilaajan/työnjohdon edustajalle potilastietojärjestelmien tunnusten hakemista ja ylläpitämistä varten. Luotutetut tiedot voivat olla mm. nimi, puhelinnumero, henkilötunnus, tehtävänimike, opiskelijastatus ja sähköpostiosoite
    • laskutuksen yhteydessä (nimi, työskentelypvm)
    • henkilön palkanmaksu pankkiin
  • Rekisterinpitäjän lukuun toimiville palveluyrityksille, jotka toimivat rekisterinpitäjän lukuun rekisterinpitäjän tietojenkäsittelyä (esim. IT-palvelujen tuottajat) tai muuhun verrattavaan tehtävään liittyen
  • Henkilötietoja käsitellään myös EU/ETA -maiden ulkopuolella Privacy Shield -järjestelynä (artikla 45), Kanada

8. Henkilötietojen tietolähteet

  • Henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti henkilöltä itseltään
  • Henkilötietoja voidaan kerätä rekisteröidyn Seuren tilaajatyönjohtoesimieheltä sekä rekisteröidyn suostumuksella esimerkiksi suosittelijoilta
  • Henkilötietoja voidaan kerätä myös tarvittavalta viranomaiselta: Poliisi, Valvira, Keva, Kela, Vakuutusyhtiö, Verottaja jne. sekä työterveyshuollosta

9. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

Manuaalisesti käsiteltävät, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty. Kaikkia käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Rekisterit on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin, sekä erilaisin teknisin suojauksin. Henkilötietoa käsittelevien ohjelmien henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat luovutetaan käyttöoikeuksien myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeudet annetaan työtehtävien perusteella ja se päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on myönnetty.

10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Rekisteröidyillä on GDPR-artiklojen 15–22 ehtojen mukaisesti seuraavat oikeudet liittyen omiin henkilötietoihinsa:

  • saada pääsy tai kopio omista henkilötiedoistaan. Pyyntö esitetään kirjallisena tietosuojavastaavalle. Pyyntö esitetään järjestelmään kirjautuneena, viestitoimintoa käyttäen, jotta henkilöllisyys voidaan luotettavasti todentaa.
  • oikaista itseään koskevat virheelliset tai epätarkat henkilötiedot. Vuokratyöntekijä korjaa itse osoitetietonsa suoraan järjestelmään. Muut korjauspyynnöt tehdään turvallisesti järjestelmän viestitoiminnon kautta, jotta henkilöllisyys voidaan luotettavasti todentaa.
  • saada rekisterinpitäjä poistamaan itseään koskevat henkilötiedot, jos tälle ei ole laissa tmv. säädettyä estettä.
  • rajoittaa henkilötietojen käsittelyä silloin, kun asialle ei ole lakisääteistä tmv. perustetta tai asia ei estä työnantajan/työnjohdon toiminnan perusteltua toteutumista.
  • siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, jos tämä on teknisesti mahdollista
  • vastustaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä jos tähän ei ole lakisääteista tmv. estettä tai haittaa työnantaja/työnjohtovelvoitteiden hoitamiseksi
  • olla joutumatta sellaisen päätöksenteon kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn

11. Tietojen säilytysajat

Palvelusuhteeseen liittyvien tietojen säilytysajat määräytyvät lainsäädännön perusteella, esim. työsuhdetietoja tulee säilyttää 10 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen.

Sähköpostiviestit työntekijän lähettämien sähköpostien osalta säilytetään enintään 2 kk.

Jos työntekijäkyselyjen/tutkimusten yhteydessä kerätään henkilötietoja, ne säilytetään 24 kk. Huom! Henkilöstökyselyjen yhteydessä ei yleensä kerätä henkilötietoja.

Toimitilojen valvontakameroiden nauhoja säilytetään 7 vrk.

Ulkoisen henkilöstön rekisteri

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Laatimispäivämäärä: 15.5.2018
Viimeisin päivitys: 1.11.2019

1. Rekisterin nimi

Ulkoinen henkilöstö -rekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Seure Henkilöstöpalvelut Oy
Työntekijäpalvelut
PL 650
00099 Helsingin kaupunki

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Tuomas Järvinen
Asiakaskokemus, johtaja

4. Rekisterin yhteyshenkilö

Katri Perhonen
Tietosuojavastaava

Yhteystiedot:

PL 650
00099 Helsingin kaupunki
etunimi.sukunimi@seure.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) 

Henkilötietojen käsittely perustuu Seuren ja asiakkaan väliseen sopimukseen yhteistyöstä (artikla 6, b). Asiakkaan henkilöstön henkilötietoja käsitellään palvelun käytön mahdollistamiseksi. Henkilötietojen käsittelyperusteena toimii myös Oikeutettu etu.

  • Seuren tuottama työvoiman välityspalvelu: Työvoiman rekrytointi ja välittäminen asiakkaalle tilauksen tai muun sopimuksen perusteella (esimerkiksi sijaisopettajapalvelu). Seuren asiakas huolehtii tällöin työnantajavelvoitteista.
  •  Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Seuren henkilöstörekisterissä olevien henkilöiden ja asiakkaan työvoimatarpeen yhteen saattaminen. Seuren asiakas huolehtii tällöin työnantajavelvoitteista.
  • Asiakkaan oman henkilöstön sijoittelupalvelu: Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakkaiden oman henkilöstön ja asiakkaan työntekijätarpeen yhteen saattaminen optimaalisesti, sekä siihen toimintaan kulloinkin liittyvien palveluiden tuottaminen ja kehittäminen. Rekisteriin tallennetut henkilötiedot ovat edellytys palvelun toteuttamiselle.

Rekisteröidyn suostumusta (artikla 6, a) voidaan lisäksi tarvittaessa käyttää henkilötietojen keruu/käsittelyperusteena esim. erilaisten kyselyjen yhteydessä. Rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä kirjallisesti Seurelle järjestelmän viestitoiminnon kautta. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

6. Rekisterin tietosisältö

Työntekijän perustiedot tietojen yksilöintiä ja palveluun olennaisesti liittyvää yhteydenpitoa varten.

  • Nimitiedot
  • ID –numero
  • Sähköpostiosoite, puhelinnumero
  • Kansalaisuustieto ja työnteko-oikeus tarvittaessa
  • Syntymäaika (ei koske B.)

Työntekijään liittyvät erityiset tiedot, jotka ovat tarpeen optimaalisen sijoittelun toteuttamiseksi. Vaadittavat erityiset tiedot ovat työskentelyalue-, toimiala- ja tehtävänimikesidonnaisia. Näitä voivat olla muun muassa:

  • Koulutus
  • Ammatti
  • Erityisosaaminen (kuten lääke- tai IV-luvat sekä erilaisten järjestelmien käytön osaaminen)
  • Ajokorttitiedot
  • Lainsäädännön salliessa ja velvoittaessa rikostaustaotteen esittäminen ja siihen liittyvät tunnistetiedot
  • Työntekoon liittyvät mahdolliset henkilökohtaiset rajoitteet, esim. poissaolo, osa kohteista on rajattu ulos tmv.

Työntekoa koskevat tiedot ovat myös oleellista tietoa palvelun toteuttamisen kannalta. Näitä tietoja ovat:

  • Toiveet/ rajoitteet sijoitteluun liittyen
  • Käytössä olevat kulkemistavat (esim. julkinen liikenne/auto) (vapaaehtoinen)
  • Työpäivään sisältyvät muut kuin varsinaisen työn tehtävät, kuten kokoukset ja koulutukset (ei koske A.)
  • Yhteydenotot, yhteistyöhön liittyvät muistiinpanot
  • Rikostaustaote (myöntämispäivämäärä) jos työskentely vaatii rikostaustaotteen toimittamista nähtäväksi ja asiakkaan kanssa on sovittu tällaisesta työnjaosta
  • Palautteet, haastattelutiedot (koskee A)
  • Mahdolliset kyselyt/tutkimukset ja niihin liittyvät henkilötiedot
  • Valvontakameroiden nauhat (Seuren odotustilat, kävijät)

Asiakkaan oman henkilöstön sijoittelupalvelu (B): Asiakkaan oman työntekijän nykyiseen työsuhteeseen liittyvät tiedot, jotka ovat palvelun toteuttamisen kannalta oleellisia palvelun koskiessa työntekijän työntekoa työnantajansa työkohteissa. Näitä tietoja ovat:

  • Työnantaja
  • Työvuorotiedot

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmannelle osapuolelle, kun kyseessä on:

  • Työn tilaaja eli työnantajavastuussa oleva taho. Tietoja luovutetaan vain sen verran, kun se on välttämätöntä palvelun tuottamiseksi.
  • henkilötietoja luovutetaan sijoittelukohteen tai työkohteen yhteyshenkilölle, työntekijöiden ja työn yhteen saattamiseksi. Luovutetut henkilötiedot voivat olla: nimi, puhelinnumero ja sähköposti.
  • Lisäksi rekisteriin tallennettuja henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla viranomaisille, sekä rekisterinpitäjän lukuun toimiville palveluyrityksille, jotka toimivat rekisterinpitäjän lukuun rekisterinpitäjän tietojenkäsittelyä (esim. IT-palvelujen tuottajat) tai muuhun verrattavaan tehtävään liittyen.
  • Seure Henkilöstöpalvelut Oy ei luovuta rekisteriin tallennettuja henkilötietoja muille kuin edelle mainituille tahoille, ellei tietojen luovuttamiseen ole erikseen pyydetty rekisteröidyn suostumusta.
  • Henkilötietoja käsitellään myös EU/ETA –maiden ulkopuolella Privacy Shield –järjestelynä (artikla 45)/ Kanada

8. Henkilötietojen tietolähteet

  • Henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti henkilöltä itseltään
  • Henkilötietoja voidaan kerätä myös henkilön työnjohdolta eli palvelun tilaajalta, esim. yhteenveto henkilöstön työvuorotoiveista tmv.

9. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

Manuaalisesti käsiteltävät, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty. Kaikkia käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Rekisterit on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin, sekä erilaisin teknisin suojauksin. Henkilötietoa käsittelevien ohjelmien henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat luovutetaan käyttöoikeuksien myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeudet annetaan työtehtävien perusteella ja se päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on myönnetty.

10. Rekisteröidyn oikeuksien toteutuminen

Rekisteröidyillä on GDPR –artiklojen 15-22 ehtojen mukaisesti seuraavat oikeudet liittyen omiin henkilötietoihinsa:

  • saada pääsy tai kopio omista henkilötiedoistaan. Pyyntö esitetään kirjallisena, järjestelmän kautta lähetyllä viestillä tietosuojavastaavalle.
  • oikaista itseään koskevat virheelliset tai epätarkat henkilötiedot
  • saada rekisterinpitäjä poistamaan itseään koskevat henkilötiedot esim. lakisääteisten säilytysaikojen umpeuduttua
  • rajoittaa henkilötietojen käsittelyä, jollei tähän ole lakisääteistä tmv. estettä
  • siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, jos tämä on teknisesti mahdollista
  • vastustaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos tähän ei ole  lakisääteistä tmv. perustetta

11. Tietojen säilytysajat

Työvuorosuunnitelmissa olevat henkilötiedot säilytetään 24 kk (koskee vai B eli koskee vain työvuorosuunnitelmaa, joka ei ole järjestelmän yhteydessä)

Sähköpostiviestit tilaaja-asiakkaan/työntekijän lähettämien sähköpostien osalta on enintään 2 kk

Mahdollisten kyselyjen/tutkimusten yhteydessä kerättyjä henkilötietoja säilytetään 24 kk

Muita henkilötietoja säilytetään palvelun tuottamisen/ henkilötietojen käsittelyn kannalta välttämätön aika, jollei säilyttämiselle ole muuta lakisääteistä perustetta.

Toimitilojen valvontakameroiden nauhoja säilytetään 7 vrk.