Haaste
Sijaistavan henkilöstön koordinointi vaati paljon manuaalista työtä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella. Toimipisteillä oli erilaisia käytäntöjä ilmoittaa henkilöstövajeesta, ja koordinointi hoidettiin pitkälti Excel-taulukoiden avulla. Tieto oli hajallaan eri tiedostoissa ja sähköposteissa, mikä vaikeutti kokonaisuuden hallintaa ja tiedolla johtamista. Arki oli pirstaleista, ja tarve yhtenäiselle, selkeälle toimintamallille oli ilmeinen.
Ratkaisu
OmaSeure OptiPlus toi uudenlaisen tavan johtaa ja suunnitella sijaistavan henkilöstön työtä. Visuaalinen työkalu kokoaa reaaliaikaisesti yhteen tiedon siitä, missä työntekijöitä tarvitaan, ja auttaa kohdentamaan henkilöstöä sinne, missä tilanne on kriittisin. Yhdellä helppokäyttöisellä alustalla voidaan nyt ilmoittaa ja hallita sijaistarpeita, suunnitella ja seurata henkilöstön käyttöä sekä tehdä tilauksia Seureen – kaikki samassa näkymässä. Ratkaisu tuo hallittavuutta, läpinäkyvyyttä ja tehokkuutta henkilöstöresurssien käyttöön.
OmaSeure OptiPlus – yhdessä kehitetty ratkaisu
OmaSeure OptiPlus kehitettiin tiiviissä yhteistyössä Seuren ja Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen välillä. Kehitystyössä Seure tutustui asiakkaan arkeen työpajojen, haastattelujen ja havainnoinnin kautta, jotta ratkaisu vastaisi käytännön tarpeita ja toimintaympäristöä.
HR-päällikkö Henna Lähdeniemi kertoo, että Seure tuli mukaan sopivassa hetkessä.
– Olimme jo tunnistaneet tarpeen, ja tämä yhteistyö mahdollisti ratkaisun syntymisen.
”Yhteistyö mahdollisti ratkaisun syntymisen.”
Henna Lähdeniemi, HR-päällikkö, Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Yhteistyö oli tiivistä ja vuorovaikutteista projektin kaikissa vaiheissa – ratkaisun rakentamisessa, käyttöönotossa ja käytössä. Näin varmistettiin, että OptiPlus muotoutui juuri asiakkaan tarpeisiin sopivaksi.
– Yhteistyö Seuren kanssa oli helppoa. Heillä oli kiinnostunut ote meidän tarpeisiin, toimintayksikön esihenkilö Satu Ranta kuvaa.
Tulokset näkyvät arjessa hallinnan tunteena
OptiPlus on tuonut arkeen selkeyttä ja tehokkuutta. Virheet ja päällekkäisyydet ovat vähentyneet merkittävästi.
”OptiPlus on helppokäyttöinen ja toimivaksi huomattu.”
Satu Ranta, toimintayksikön esihenkilö, Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
– On yksi alusta mitä käytetään, niin kyllähän se helpottaa ihan valtavasti sitä tekemistä. OptiPlus on helppokäyttöinen ja toimivaksi huomattu, Ranta kertoo.
Ratkaisu tukee tiedolla johtamista ja strategista henkilöstösuunnittelua. Raportointi on nyt luotettavampaa, mikä vahvistaa hallinnan tunnetta ja päätöksenteon pohjaa.
– OptiPlussan avulla pystytään seuraamaan, miten hyvin varahenkilöstö vastaa sijaistarpeeseen, Lähdeniemi kertoo.
Jatkuvasti kehittyvä palvelu
OmaSeure OptiPlus ei ole valmis tuote, vaan jatkuvasti kehittyvä palvelu, joka mukautuu erilaisiin organisaatioihin ja tarpeisiin. OptiPlus rakennetaan aina yhteistyössä asiakkaan toimintaympäristöön – skaalautuvasti ja joustavasti.
– OptiPlus kehittyy yhdessä asiakkaidemme kanssa, kertoo Seuren Elina Haimi, joka vastasi palvelun kehittämisestä.
– Kun teknologia jatkuvasti kehittyy sekä meillä että asiakkaillamme, OptiPlus tarjoaa yhä enemmän mahdollisuuksia hyödyntää dataa sekä vahvistaa yhteistyötä Seuren ja asiakkaiden välillä, Haimi jatkaa.
OmaSeure OptiPlus on osoitus siitä, mitä saadaan aikaan, kun asiakkaan tarpeet ja Seuren asiantuntemus kohtaavat. Palvelu tuo hallittavuutta, läpinäkyvyyttä ja tehokkuutta sijaisuuksien hallintaan sekä rakentaa pohjaa tiedolla johdetulle, sujuvalle arjelle.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen resurssipalvelut pähkinänkuoressa
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue tuottaa sosiaali- ja terveyspalvelut alueensa 280 000 asukkaalle tuhansien alan ammattilaisten voimin. Sijaistavan henkilöstön työtä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella koordinoi HR:n resurssipalvelut. Resurssipalveluiden tehtävänä on lähettää työntekijä sinne, mistä työntekijä puuttuu.
