Emma London: Lomalle lähtö on yhteinen asia

Tuo mieleesi lomallelähtölistasi. Mitä kaikkea pitää vielä tehdä, hoitaa, siirtää ja pistää hautaan ennen lomaasi?

Mieti nyt listaasi uudelleen. Moniko tehtävistäsi on minun tehtäviä, ja moniko on meidän tehtäviä? Olisiko mahdollista, että tarkistelet lähtöä vain omalta kannaltasi, kun tärkeintä on tiimisi työn jatkuvuus eikä oma henkilökohtainen taukosi?

Mitä tietoa tarvitaan, jos tapahtuu yllättävä Y, unohdettu X tai katastrofaalinen Z?

Mitä tehtävien ja vastuun siirtoosi kuuluu käytännössä? Käskitkö vain muiden seurata yhteispostilaatikkoa ja muistit laittaa sähköpostin poissaoloilmoitukseen tiedon että älä soita minulle, soita tuonne?

Mitä työtä ehkä jäi pöydälle ja mitä pöydän reunalle? Mitä tietoa tarvitaan, jos tapahtuu yllättävä Y, unohdettu X tai katastrofaalinen Z? Ja istutko mahdollisesti tiedon päällä myös poissaollessasi?

Ota askel taaksepäin ja mieti, kuinka panostat siihen, että tekemäsi työ jää näkymään muille. Jääkö työtä ja yhteyksiä sähköpostiisi muiden ulottumattomiin? Tai jos jäisit lomallasi rekan alle, kuinka helppoa saappaihisi olisi hypätä ja paljonko veisit mukanasi hautaan?

Ota askel taaksepäin ja mieti, kuinka panostat siihen, että tekemäsi työ jää näkymään muille.

Asiantuntijatyön ohjaamiseen on olemassa runsaasti työkaluja. Jos yhteisösi on jo siirtynyt Outlook 365:n ja Teams-työntekoon, hienoa. Teams on juuri suunniteltu työn tekoon siten, että tehtäviin voi hypätä sisään tai siirtyä huilimaan ilman, että tietoa jää muhimaan henkilökohtaisiin sähköposteihin.

Trellon tapaiset työn järjestämisen työkalut ovat toinen vaihtoehto tuoda työ näkyviin siten, että lomalle lähdön ei pitäisi olla ongelma. Mutta mitä tehdä, jos projektityövälineitä ei ole tarjolla, vaan tiedonkulku on jossain ruutuvihon ja Sharepointin välissä?

Lomalle lähtö on kuin mikä tahansa muukin lähtökriisi

Lomalle lähtiessä töiden siirto ei ole vain oman pöydän siivousta, vaan joka lomallelähtö on kääpiökokoinen lähtökriisi. Kaiva esiin yrityksesi lähtemisprosessi: osaamisen säilyttämiseen loman aikana voit käyttää samoja tekniikoita.

Mutta eihän lomani aikana kuitenkaan tapahdu mitään!

Välttämättä ei tapahdukaan. Oletko kuitenkin aivan varma, että mitään suunnittelematonta ei tapahdu?

Muutamilla yksinkertaisilla toimilla saat lähtöösi varmuutta.

1. Tee työsi näkyväksi

Lähtötestamentin tekeminen saattaa tuntua karmaisevalta, mutta tämä on ihan tavallista työn dokumentaatiota. Kun työn dokumentoiminen on tiimillesi luonteva tapa, lomalle lähtö on vain kätevä etappi varmistaa, että olette dokumentaatiossa ajan tasalla.

2. Tiedä, ketkä pitävät poissaollessasi puodin pystyssä

Onko sijaisesi kollega joka kyllä tietää perussetit; työtavat ja työnkulut, ja joka venyy yllätyksiin, vai onko hän uusi kesätyöntekijä tai naapurikäytävältä lainattu ihan muun alan osaaja? Ehkä sijaisesi työhön kuuluu vain vastuun sijaistus, tai ehkä kiskasi todella voidaan pistää hetkeksi kiinni.

Kun tiedät kuka raataa lomasi ajan, tiedät, mitä ohjeistusta tarvitaan. Tämän asian jumppa myös auttaa yllätystilanteiden onnistumisen varmistamisessa.

3. Ohjeista ja delegoi

Kirjoita työohjeet ja jätä ne julkisiksi. Varmista myös, että ohjeidesi olemassaolosta tiedetään laajemmin. Nyt voit olla juuri niin pikkutarkka kuin haluat.

4. Pidä lähtöpalaveri

Naamatusten pidetty tilannekatsaus antaa jääjille varmuuden jatkaa.

Näillä eväillä myös lomalta paluusi on huolettomampi. Oikein hyvää kesälomakautta kaikille!

Tilaa Seuren uutiskirje, niin saat noin kerran kuukaudessa tietoa valitsemiltasi aloilta sekä uusimmat työpaikkailmoituksemme.