Ennen lomalle lähtöä moni kirjoittaa mielessään lähtölistan. Mitä kaikkea pitää vielä tehdä, hoitaa, siirtää ja saada valmiiksi ennen lomaa?
Mieti listaasi uudelleen. Moniko tehtävistäsi on minun tehtäviä, ja moniko on meidän tehtäviä? Olisiko mahdollista, että tarkistelet poissaoloasi vain omalta kannaltasi, kun lopulta tärkeintä on tiimisi työn jatkuvuus?
Mitä tietoa tarvitaan, jos tapahtuu yllättävä Y, unohdettu X tai katastrofaalinen Z?
Ehkäpä ehdit vielä miettiä: Mitä tehtävien ja vastuun siirtoosi kuuluu käytännössä? Käskitkö vain muiden seurata yhteispostilaatikkoa ja muistit laittaa sähköpostin poissaoloilmoitukseen tiedon, että älä soita minulle, soita tuonne? Paiskasitko viimeisenä työpäivänä ennen lomaa tekemiksesi lupaamat tehtävät ihmisten sähköposteihin tai tiimeihin ja sitten kiireen vilkkaa lomalle?
Ehkäpä joitain tehtäviä jäi myös pöydälle ja pöydän reunalle. Tärkeintä on kuitenkin jaettu tieto ja ymmärrys siitä, mitä tietoa tarvitaan, jos tapahtuu yllättävä Y, unohdettu X tai katastrofaalinen Z. Istutko sinä tai kollegasi mahdollisesti tiedon päällä myös poissaollessasi?
Ota askel taaksepäin ja mieti, kuinka panostat siihen, että tekemäsi työ jää näkymään muille. Jääkö työtä ja yhteyksiä sähköpostiisi muiden ulottumattomiin? Tietävätkö muut, mitä tehtävässäsi odottaa syksyllä? Tai jos jäisit lomallasi rekan alle, kuinka helppoa saappaihisi olisi hypätä ja paljonko veisit mukanasi hautaan?
Ota askel taaksepäin ja mieti, kuinka panostat siihen, että tekemäsi työ jää näkymään muille.
Asiantuntijatyön ohjaamiseen on olemassa runsaasti työkaluja. Jos yhteisösi on jo siirtynyt Outlook 365:n ja Teams-työntekoon, hienoa. Teams on juuri suunniteltu työn tekoon siten, että tehtäviin voi hypätä sisään tai siirtyä huilimaan ilman, että tietoa jää muhimaan henkilökohtaisiin sähköposteihin.
Trellon, Basecampin tai Asanan tapaiset työn järjestämisen työkalut ovat toinen vaihtoehto tuoda työ näkyviin siten, että lomalle lähdön ei pitäisi olla ongelma. Mutta mitä tehdä, jos projektityövälineitä ei ole tarjolla, vaan tiedonkulku on jossain ruutuvihon ja Sharepointin välissä?
Tiedon jakamisen työkaluista on hyötyä, mutta lomalle lähtö ei silti ole välineurheilua. Yhteisesti jaettu tehtävä- ja vastuuhenkilölista usein riittää.
Lomalle lähtö on kuin mikä tahansa muukin lähtökriisi
Lomalle lähtiessä töiden siirto ei ole vain oman pöydän siivousta, vaan joka lomallelähtö on kääpiökokoinen lähtökriisi. Kaiva esiin yrityksesi lähtemisprosessi: osaamisen säilyttämiseen loman aikana voit käyttää samoja tekniikoita.
Mutta eihän lomani aikana kuitenkaan tapahdu mitään!
Välttämättä ei tapahdukaan. Oletko kuitenkin aivan varma, että mitään suunnittelematonta ei tapahdu?
Muutamilla yksinkertaisilla toimilla saat lähtöösi varmuutta.
1. Tee työsi näkyväksi
Lähtötestamentin tekeminen saattaa tuntua karmaisevalta, mutta tämä on ihan tavallista työn dokumentaatiota. Kun työn dokumentoiminen on sinulle ja tiimillesi luonteva tapa, lomalle lähtö on vain kätevä etappi varmistaa, että olette dokumentaatiossa ajan tasalla.
2. Tiedä, ketkä pitävät poissaollessasi puodin pystyssä
Onko sijaisesi kollega joka kyllä tietää perussetit; työtavat ja työnkulut, ja joka venyy yllätyksiin, vai onko hän uusi kesätyöntekijä tai naapurikäytävältä lainattu ihan muun alan osaaja? Onko sijaisellasi valta ja uskallus tehdä isompia päätöksiä jos niitä yllättäen tarvitaan? Ehkä sijaisesi työhön kuuluu vain vastuun sijaistus, ilman osaamista nippelitehtäviin, tai ehkä kiskasi todella voidaan pistää hetkeksi kiinni.
Kun tiedät, kuka työskentelee lomasi ajan, tiedät, mitä ohjeistusta tarvitaan. Tämän asian jumppa myös auttaa onnistumisen varmistamisessa yllätystilanteissa.
3. Ohjeista ja delegoi
Kirjoita työohjeet ja jätä ne julkisiksi. Varmista myös, että ohjeidesi olemassaolosta tiedetään laajemmin. Joskus ylätaso riittää, tai voit olla juuri niin pikkutarkka kuin haluat. Tärkeää on tarkkuus nimissä ja lähteissä, että kesäsijaisesi ei joudu arvuuttamaan että kuka tämä Pipsa on jolle homma on luvattu, tai mistä intran syövereistä tarkoittamasi Excel mahdollisesti löytyy.
4. Pidä lähtöpalaveri
Naamatusten pidetty tilannekatsaus antaa jääjille varmuuden jatkaa. Jos homma tuntuu selvältä, käytä palaverisi kivoihin lomakahveihin, ehkäpä mansikoiden merkeissä.
Näillä eväillä myös lomalta paluusi on huolettomampi. Oikein hyvää kesälomakautta kaikille!
